Προετοιμασία για έκθεση στο εξωτερικό: λίστα ελέγχου 6 μηνών

Μια επιτυχημένη συμμετοχή σε έκθεση ξεκινά μήνες πριν από την ημέρα της έκθεσης. Η παρακάτω λίστα περιλαμβάνει πρακτικά βήματα, ταξινομημένα αντίστροφα από την ημερομηνία της έκθεσης. Οι χρόνοι μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με την έκθεση και τη χώρα· οι προθεσμίες του διοργανωτή έχουν πάντα προτεραιότητα.

6–4 μήνες πριν

• Οριστικοποιήστε την έκθεση και την αγορά-στόχο· ελέγξτε αν η έκθεση περιλαμβάνεται στον κατάλογο ενισχύσεων του Υπουργείου.
• Αποφασίστε το μέγεθος και τον τύπο του περιπτέρου και κάντε κράτηση χώρου. Η έγκαιρη κράτηση αυξάνει τις πιθανότητες για καλύτερη θέση στην αίθουσα.
• Καταρτίστε τον προϋπολογισμό ανά κατηγορία: ενοίκιο χώρου, περίπτερο, μεταφορά, ταξίδι και διαμονή.

4–3 μήνες πριν

• Ελέγξτε την ισχύ των διαβατηρίων.
• Ελέγξτε στις επικαιροποιημένες πληροφορίες για τις βίζες του Υπουργείου Εξωτερικών αν απαιτείται βίζα για τη χώρα προορισμού· αν ναι, ζητήστε επιστολή πρόσκλησης και κλείστε ραντεβού.
• Ετοιμάστε από τώρα τα εταιρικά έγγραφα που θα ζητηθούν στην αίτηση ενίσχυσης (έκθεση παραγωγικής δυναμικότητας ή βεβαίωση δραστηριότητας κ.λπ.).

3–2 μήνες πριν

• Εγκρίνετε τον σχεδιασμό του περιπτέρου: λογότυπο, εικόνες προϊόντων, κείμενα.
• Μεταφράστε καταλόγους και φυλλάδια στη γλώσσα της αγοράς-στόχου.
• Καθορίστε με την εταιρεία εφοδιαστικής τον τρόπο αποστολής δειγμάτων και εκθεμάτων· ρωτήστε αν μπορεί να χρησιμοποιηθεί carnet ATA για την προσωρινή εισαγωγή.

1 μήνα πριν

• Αποστείλετε τα προϊόντα και τα υλικά.
• Προγραμματίστε συναντήσεις με πελάτες-στόχους για τις ημέρες της έκθεσης.
• Βεβαιωθείτε ότι οι πληρωμές έγιναν μέσω τραπεζικών διαύλων και ότι όλα τα έγγραφα έχουν συγκεντρωθεί σε έναν φάκελο.

Ημέρες της έκθεσης

• Το περίπτερο να είναι ανοιχτό και έτοιμο από την πρώτη ημέρα· μη μαζεύετε τα προϊόντα πριν από τη λήξη της έκθεσης. Οι κανόνες αυτοί έχουν σημασία και για την αίτηση ενίσχυσης.
• Καταγράφετε τις συναντήσεις την ίδια ημέρα· κρατήστε τις επαγγελματικές κάρτες και τα αιτήματα.
• Φωτογραφίστε το περίπτερο και τη συμμετοχή σας.

Μετά την έκθεση

• Επικοινωνήστε με τις εταιρείες που συναντήσατε μέσα στις πρώτες δύο εβδομάδες.
• Υποβάλετε την αίτηση ενίσχυσης μέσω του DYS εντός 3 μηνών από τη λήξη της έκθεσης.

Μπορούμε να καταρτίσουμε μαζί το χρονοδιάγραμμα για την έκθεσή σας: αίτηση συμμετοχής εκθέτη.