Preparar una feria en el extranjero: lista de 6 meses al día D

Una buena participación en una feria empieza meses antes del primer día. La siguiente lista recoge pasos prácticos ordenados hacia atrás desde la fecha de la feria. Los plazos pueden variar según la feria y el país; los plazos del organizador siempre tienen prioridad.

Entre 6 y 4 meses antes

• Defina la feria y el mercado objetivo; compruebe si la feria figura en la lista de ayudas del Ministerio.
• Decida el tamaño y el tipo de stand y reserve el espacio. Reservar pronto aumenta las posibilidades de elegir una mejor ubicación en el pabellón.
• Desglose el presupuesto partida por partida: alquiler del espacio, stand, transporte, viaje y alojamiento.

Entre 4 y 3 meses antes

• Compruebe la validez de los pasaportes.
• Consulte en la información actualizada sobre visados del Ministerio de Asuntos Exteriores si el país de destino exige visado; si es así, pida una carta de invitación y solicite cita.
• Prepare desde ya los documentos de empresa que se exigirán en la solicitud de la ayuda (informe de capacidad o certificado de actividad, entre otros).

Entre 3 y 2 meses antes

• Apruebe el diseño del stand: logotipo, imágenes de producto y textos.
• Traduzca catálogos y folletos al idioma del mercado objetivo.
• Defina con su empresa de logística el método de envío de muestras y productos de exposición; pregunte si puede utilizarse un cuaderno ATA para la importación temporal.

1 mes antes

• Envíe los productos y materiales.
• Programe citas con clientes potenciales para los días de la feria.
• Compruebe que los pagos se han realizado por vía bancaria y que todos los documentos están reunidos en un expediente.

Días de feria

• El stand debe estar abierto y listo el primer día; no recoja los productos antes de la clausura. Estas normas también son importantes para la solicitud de la ayuda.
• Anote las reuniones el mismo día y registre tarjetas de visita y peticiones.
• Fotografíe el stand y su participación.

Después de la feria

• Contacte con las empresas con las que se reunió en las dos primeras semanas.
• Envíe la solicitud de la ayuda a través del DYS en un plazo de 3 meses desde la clausura de la feria.

Podemos elaborar juntos el calendario para su feria: solicitud de participación.