Préparer un salon à l’étranger : checklist de J-6 mois au salon

Une bonne participation à un salon se prépare des mois à l’avance. La liste ci-dessous présente des étapes concrètes, classées à rebours à partir de la date du salon. Les délais varient selon le salon et le pays ; les dates limites de l’organisateur priment toujours.

6 à 4 mois avant

• Arrêtez le salon et le marché cible ; vérifiez que le salon figure sur la liste d’aides du ministère.
• Choisissez la taille et le type de stand, puis réservez l’espace. Une réservation anticipée augmente vos chances d’obtenir un meilleur emplacement dans le hall.
• Établissez un budget poste par poste : location de l’espace, stand, transport, déplacements et hébergement.

4 à 3 mois avant

• Vérifiez la validité des passeports.
• Vérifiez dans les informations à jour du ministère turc des Affaires étrangères si un visa est requis pour le pays de destination ; le cas échéant, demandez une lettre d’invitation et prenez rendez-vous.
• Préparez dès maintenant les documents de l’entreprise exigés pour la demande d’aide (rapport de capacité, certificat d’activité, etc.).

3 à 2 mois avant

• Validez la conception du stand : logo, visuels produits, textes.
• Faites traduire catalogues et brochures dans la langue du marché cible.
• Définissez avec votre transitaire le mode d’envoi des échantillons et produits d’exposition ; demandez si un carnet ATA peut être utilisé pour l’importation temporaire.

1 mois avant

• Expédiez les produits et le matériel.
• Planifiez des rendez-vous avec vos clients cibles pendant les jours du salon.
• Vérifiez que les paiements ont été effectués par voie bancaire et que tous les justificatifs sont réunis dans un même dossier.

Pendant le salon

• Le stand doit être ouvert et prêt dès le premier jour ; ne remballez pas les produits avant la fin du salon. Ces règles comptent aussi pour la demande d’aide.
• Notez vos entretiens le jour même ; enregistrez les cartes de visite et les demandes.
• Photographiez le stand et votre participation.

Après le salon

• Recontactez les entreprises rencontrées dans les deux premières semaines.
• Envoyez la demande d’aide via le DYS dans les 3 mois suivant la fin du salon.

Nous pouvons établir ensemble le calendrier de votre salon : demande de participation.