Подготовка к зарубежной выставке: чек-лист за 6 месяцев

Успешное участие в выставке начинается за много месяцев до её открытия. Ниже — практические шаги, расположенные в обратном порядке от даты выставки. Сроки могут отличаться в зависимости от выставки и страны; крайние сроки организатора всегда в приоритете.

За 6–4 месяца

• Определитесь с выставкой и целевым рынком; проверьте, входит ли выставка в перечень поддержки министерства.
• Выберите размер и тип стенда и забронируйте площадь. Раннее бронирование повышает шансы получить более удачное место в павильоне.
• Составьте бюджет по статьям: аренда площади, стенд, доставка, поездка и проживание.

За 4–3 месяца

• Проверьте срок действия паспортов.
• Уточните по актуальной информации Министерства иностранных дел Турции, нужна ли виза в страну выставки; при необходимости запросите письмо-приглашение и запишитесь на подачу документов.
• Заранее подготовьте документы компании, которые потребуются для заявки на поддержку (отчёт о производственных мощностях, справку о деятельности и т. п.).

За 3–2 месяца

• Утвердите дизайн стенда: логотип, изображения продукции, тексты.
• Переведите каталоги и брошюры на язык целевого рынка.
• Согласуйте с логистической компанией способ отправки образцов и экспонатов; уточните, можно ли использовать карнет ATA для временного ввоза.

За 1 месяц

• Отправьте продукцию и материалы.
• Назначьте встречи с целевыми клиентами на дни выставки.
• Проверьте, что все платежи проведены через банк, а все документы собраны в одной папке.

Дни выставки

• Стенд должен быть открыт и готов к работе с первого дня; не сворачивайте экспозицию до окончания выставки. Эти правила важны и для заявки на поддержку.
• Записывайте итоги встреч в тот же день; фиксируйте визитки и запросы.
• Сфотографируйте стенд и ваше участие в выставке.

После выставки

• В течение первых двух недель свяжитесь с компаниями, с которыми вы встречались.
• Отправьте заявку на поддержку через DYS в течение 3 месяцев после окончания выставки.

Мы можем вместе составить график подготовки к вашей выставке: заявка участника.